Je mehr Zeit in die Einladung bzw. den Termineintrag als solchen investiert wird, desto höher die Aufmerksamkeit im Meeting und zwar von Anfang an. (Photo by Windows on Unsplash)

Stellen wir uns eine Besprechung vor, in der einer redet und alle anderen hören zu. Wenn uns ein solches Setting schon bei Anwesenheits-Meetings ordentlich ermüdet, dann lässt sich dies bei Online-Meetings sogar noch steigern.

Was also tun, damit Online Meetings nicht zu Pseudo-Events verkommen, in denen One-Way-Kommunikation gepflogen wird? 

Was tun, damit im Meeting etwas weiter geht, sich alle Teilnehmer abgeholt und wohl fühlen? Fest steht: Da geht eine ganze Menge. Und genau davon handelt dieser Blogpost.

Wo fangen wir an? Am besten ganz vorne und zwar bei der Einladung zum Online Meeting. Diese wird in den allermeisten Fällen als E-Mail versendet.

Meistens sind diese E-Mails bzw. die enthaltenen Termine aber so knapp gehalten, dass sie weder eine Agenda, noch ein paar aufmunternde Worte und schon gar keinen Hinweis auf die Modalitäten des anberaumten Meetings enthalten. Das ist schlecht, weil Meeting-Teilnehmer so die Katze im Sack kaufen (müssen). 

Besser ist es, schon in die Einladung Zeit und Hirnschmalz zu investieren. Das schafft Klarheit. Und ist Klarheit gegeben, ist auch eine entsprechende Verbindlichkeit sichergestellt. Eine wichtige Voraussetzung für Online Meetings, bei denen man rasch auf den Punkt kommen kann, weil es eben um etwas geht.

Die Einladung zu deinem nächsten Online Meeting könnte also z.B. so aussehen.

Liebe Doris! Wir treffen uns am xx.xx.xxxx um xx.xx Uhr zu einem Meeting per Audio und Video.

Es wird 30 Minuten dauern. Bitte sei bereits kurz vor xx.xx Uhr in der Lobby, damit wir pünktlich starten können.

Ich beginne mit der Begrüßung und dem Überblick über das Meeting (3 Minuten). Frank übernimmt und wird uns einen Überblick über das Projekt xy geben (Dauer: 5 Minuten).

Anschließend wird Elke uns über den Kunden xy berichten (5 Minuten) und unser neuer Trainee wird sich kurz vorstellen (2 Minuten). Die verbleibenden 15 Minuten wollen wir für die Diskussion des Themas xy und die Entscheidungsfindung zu den Themen 1, 2.und 3 widmen. De Abschluss machen sonstige Themen. Time-Keeper diesmal ist Sandra.

So oder 
  • Begrüßung & Überblick (Ed) – 3 Minuten
  • Status Quo im Projekt xy (Frank) – 5 Minuten
  • Bericht Kunde xy (Elke) – 5 Minuten
  • Vorstellung Trainee (Rolf) – 2 Minuten
  • Diskussion Thema xy, Entscheidung der Themen 1,2 und 3 + 
  • Allfälliges – 15 Minuten

Klar bedeutet es Arbeit, ein Meeting im Vorfeld zu strukturieren und zeitlich zu planen. Es schafft aber von vornherein auch Verbindlichkeit und zwar bei allen Teilnehmern!

Jeder weiß, was von ihm verlangt ist und auch gleich wie lange das Meeting in etwa dauern wird. Beides wichtige Voraussetzungen und zwar für alle Teilnehmer! 

Dies war ein hoffentlich nützlicher Tipp für mehr Aufmerksamkeit und Committment für deine kommenden Online-Meetings.

Sehr bald gibt’s hier weitere Tipps und Tricks, mit denen du dein nächstes Online Meeting für deine Zuhörer aber vor allem auch für dich selbst zu einer guten Erfahrung machen kannst!

Kategorien: Allgemein

1 Kommentar

Wie dir als Meeting-Host online nicht die Luft ausgeht. - Wohlfahrtzone · 30. November 2020 um 16:41

[…] Teilnehmer gleichermaßen „leichter“. Dass dieser Aufmerksamkeits- und Energieaufbau bereits mit der E-Mail Einladung zum Meeting selbst beginnt, sorgt zwar für etwas Mehrarbeit für den Host, entlastet ihn dann aber […]

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